Gedragscode

Het algemene uitgangspunt is dat betrokkenen bij de beoordelingsprocedure van een financieringsronde geen informatie die ter beschikking wordt gesteld ten behoeve van de beoordeling openbaar maken of delen met derden. Daarnaast wordt van betrokkenen bij een beoordelingsprocedure van een financieringsronde verwacht dat zij inhoud van aanvragen niet gebruiken voor eigen, persoonlijk of zakelijk gewin of voordeel. Het is niet toegestaan om inhoudelijke informatie omtrent de procedure te delen met belanghebbenden bij de uitkomst van de beoordelingsprocedure.

De beoordeling door referenten gebeurt anoniem en de Hartstichting bewaakt deze anonimiteit. Referenten nemen geen contact op met de (mede)aanvragers wanneer een aanvraag aan hen ter beoordeling wordt voorgelegd. Evenmin wordt contact gezocht met eventuele andere referenten, aangezien referenten van elkaar niet op de hoogte dienen te zijn dat zij een bepaalde aanvraag beoordelen. Dit alles om een zo groot mogelijke objectiviteit en onafhankelijkheid te waarborgen bij de wetenschappelijke beoordeling.

Commissieleden nemen geen contact op met de (mede)aanvragers wanneer een aanvraag aan hen ter beoordeling wordt voorgelegd. Dit om een zo groot mogelijke objectiviteit en onafhankelijkheid te bereiken bij de beoordeling. De vergaderingen van de commissies hebben een vertrouwelijk karakter: in de vergaderingen kunnen de leden ongehinderd hun deskundige mening over projecten geven. Dit houdt in dat niemand in de selectiecommissie mededeling doet over het verloop van de vergaderingen en het daar besprokene aan derden. De Hartstichting bewaakt samen met de voorzitter het vertrouwelijk karakter van de vergadering.

Van leden van de WAR wordt verwacht dat zij in staat zijn om te gaan met vertrouwelijke procedures, vergaderstukken en gegevens. Van hen wordt verwacht dat zij geen uitspraken doen aan medecommissieleden, aanvragers of aan derden. Daarnaast nemen zij het voorgaande over ‘Commissieleden’ en ‘Referenten’ in acht.

Medewerkers van de Hartstichting gaan binnen en buiten het werk zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke procedures, vergaderstukken en gegevens van aanvragers, commissieleden, referenten en leden van de WAR, CMK en ISAC. Financiële, inhoudelijke en overige informatie over aanvragen en projecten alsmede kennis van beleid worden uitsluitend gebruikt voor de uitoefening van de functie en niet voor andere doeleinden.

Het algemene uitgangspunt is dat betrokkenen bij een financieringsronde transparant zijn over (mogelijke) belangenverstrengeling en (mogelijke) schijn van belangenverstrengeling en dat de Hartstichting passende maatregelen neemt om een oneigenlijke beïnvloeding van de advisering of besluitvorming te voorkomen.

Alle bij de advisering en besluitvorming over onderzoeksfinanciering betrokkenen gaan na of zij in positieve of negatieve zin vooringenomen zijn ten aanzien van één of meerdere aanvragen, en of er een vorm van betrokkenheid bestaat ten aanzien van één of meer aanvragen of aanvragers in de betreffende financieringsronde. Indien er enige vorm van betrokkenheid is, dient men dit onmiddellijk en voorafgaand aan de adviserings- of beoordelingsprocedure aan te geven bij de Hartstichting. Indien deze vorm van betrokkenheid zich pas tijdens de adviserings- of beoordelingsprocedure openbaart, dient dit direct gemeld te worden aan de voorzitter van de commissie en de secretaris van de Hartstichting.

De onderstaande lijst beschrijft verschillende vormen van belangenverstrengeling, met de daarbij horende consequenties;

• Leden van commissies zijn uitgesloten van deelname aan de desbetreffende volledige adviserings- of besluitvormingsprocedure, indien zij;
  • (mede-)aanvrager zijn van een aanvraag binnen dezelfde ronde;
  • (mede-)ondertekenaar van een aanvraag zijn, of op een andere manier betrokken zijn bij de beoordeling en/of besluitvorming bij totstandkoming van de aanvraag;
  • eenzelfde huishouding voeren en/of een echtgenote/echtgenoot of anderszins partner van een aanvrager zijn;
  • een familierelatie tot in de derde graad met de (mede-)aanvrager hebben.
     
• Leden van commissies zijn uitgesloten van de gehele beoordeling (en dus ook voorbewerking) van een specifieke aanvraag en zullen tijdelijk de zaal verlaten, indien zij;
  • begeleider, projectleider, werkpakket leider, (consortium)onderzoeksleider, adviseur zijn van een (project van een) aanvrager of in andere vorm medewerker van een project van de aanvrager zijn;
  • een aanbevelingsbrief of steunbetuiging voor een aanvraag hebben verstrekt;
  • bestuurder (decaan, directeur, lid Raad van Commissarissen) van een faculteit, organisatieonderdeel, onderzoeksinstituut of -school van een aanvrager zijn;
  • een aanvrager in een andere fase (korter dan vijf jaar geleden) hebben begeleid en/of samen hebben gepubliceerd respectievelijk publiceren (korter dan drie jaar geleden);
  • vooringenomen binnen een ronde zijn, of de schijn van vooringenomenheid zich voordoet, wat inhoudt dat zij;
    • vooringenomen zijn ten aanzien van een specifieke aanvraag of hier schijn van is, waardoor zij de aanvraag negatiever of positiever beoordelen dan zonder die vooringenomenheid;
    • betrokken zijn bij een aanvraag die aanzienlijke overlap vertoont met een andere te beoordelen aanvraag
  • medewerker van hetzelfde organisatieonderdeel (vakgroep, onderzoekschool) van een aanvrager zijn en tevens in hetzelfde deelvakgebied als de aanvrager publiceren
     
• Leden van commissies zijn uitgesloten van het zijn van voorbewerker en het zijn van eerste vragensteller in het geval de kandidaat op interview komt, indien zij;
  • medewerker van hetzelfde instituut, organisatieonderdeel, of dezelfde organisatie (als deze geen onderdelen kent) van een aanvrager zijn en niet in hetzelfde deelvakgebied als de aanvrager publiceren.

Leden van commissies van beoordelingsprocedures van de Hartstichting zijn gehouden aan de Gedragscode Vertrouwelijkheid en Belangenverstrengeling. De leden hiervan dienen het Formulier Gedragscode Vertrouwelijkheid en Belangenverstrengeling, waarin zij verklaren zich aan de gedragscode te houden, zo snel mogelijk na hun benoeming doch voor de start van de beoordelingsprocedure te ondertekenen en te retourneren aan de uitvoerend medewerker van de Hartstichting.

Bij aanstelling en bij aanvang van een nieuwe ronde tekenen commissieleden en leden van de WAR een verklaring dat ze zich aan deze gedragscode houden. Vooraf aan een adviserings- of beoordelingsprocedure wijst de Hartstichting de commissieleden en/of leden van de WAR nogmaals op de gedragscode en dienen leden mogelijke belangenverstrengeling te melden. Commissieleden en/of leden van de WAR dragen zelf hun individuele verantwoordelijkheid, conform de Gedragscode Vertrouwelijkheid en Belangenverstrengeling van de Hartstichting (2020), ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling.

De Hartstichting vraagt referenten vooraf of ze op enigerlei wijze betrokken zijn bij de te beoordelen aanvraag. In het referentenformulier verklaart de referent kennis genomen te hebben van de Gedragscode Vertrouwelijkheid en Belangenverstrengeling en zich hieraan te houden.

Hartstichting Medewerkers van de Hartstichting verklaren in hun arbeidsovereenkomst akkoord te zijn met de Algemene Arbeidsvoorwaarden Regeling, waarin bepalingen over vertrouwelijkheid en belangenverstrengeling zijn opgenomen die in lijn zijn met deze gedragscode.

Indien de gemelde betrokkenheid miniem is of niet ter zake doet, kan door de Hartstichting en de voorzitter van de betreffende commissie gemotiveerd worden om af te zien van (een deel van) de beschreven consequenties in sectie Belangenverstrengeling. Bij uitvoering van neutraliserende maatregelen, draagt de Hartstichting eindverantwoordelijkheid, waarbij de beslissing hiervan tot stand is gekomen in overeenstemming met de voorzitter van de betreffende commissie. Indien wordt besloten neutraliserende maatregelen uit te voeren, is het ten minste vereist dat alle betreffende commissieleden een expliciete verklaring indienen dat zij ondanks de vastgestelde betrokkenheid kunnen garanderen dat er geen sprake is van belangenverstrengeling.

Indien een persoon zich niet aan deze gedragscode houdt, volgt een gesprek met de voorzitter van de commissie of met de directie/een lid van het managementteam van de Hartstichting. Referenten krijgen een schriftelijke waarschuwing. Indien pas tijdens de beoordelingsprocedure blijkt dat er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling, zal de reeds gegeven input of beoordeling niet worden betrokken in verdere advisering of besluitvorming. Daarnaast kan de Hartstichting de volgende consequenties verbinden aan een overtreding van deze gedragscode:

1. Uitzetting uit de commissie of uit de WAR
2. Uitsluiting als referent, eventueel ook voor toekomstige procedures;
3. Uitsluiting van het aanvragen van onderzoeksfinanciering.