Drie manieren om de kick-off van een consortium te organiseren

In december 2024 kenden we financiering toe aan drie grote consortia: AneurysmNL, AtheroNeth en FIT-HEART. Elk met drie of vier onderzoeksleiders, meerdere werkpakketten en een flink aantal betrokken UMC’s en instituten. Hoe organiseer je een succesvolle start van een groot gezamenlijk onderzoek op een goede manier? Van elk consortium geeft één van de onderzoeksleiders een kijkje in de keuken.

Marktplein met stempelkaart

Bij AneurysmNL is Barend Mees een van de onderzoeksleiders. “Wij hebben er specifiek voor gekozen om de kick-off te organiseren voorafgaand aan een promotie met een aneurysma onderwerp. Die was al gepland in het Erasmus MC met twee van onze consortiumleiders als opponent. Een van de promotoren was Marc Schermerhorn, een toponderzoeker van Harvard. Dit gaf ons de kans om hem uit te nodigen als keynote spreker en ons te vertellen hoe registratieonderzoek kan verbinden en hoe je landelijke databases opzet.”

De onderzoeksleiders wilden een maximaal inclusief en interactief programma. Mees: “Daarom hebben we een kort plenair programma ingericht, met veel wisselende korte sprekers die verbindend en uitnodigend spraken. Maar, het hoogtepunt was een werkelijk marktplein gecombineerd met lunch. Deze bestond uit zes marktkramen, voor ieder werkpakket eentje. Deze werden bemenst door werkpakketleiders of onderzoekers en hadden allemaal een eigen interactief programma. Zo kon je een stent plaatsen bij het kraampje van aorta-aneurysma. Bij ons kraampje van de consortiumleiders vroegen we wat mensen willen ‘geven en nemen’ aan dit consortium. En er was een bijzonder populaire marktkraam die door patiënten werd bemenst. Alle deelnemers bezochten actief de verschillende kraampjes, niet alleen om hun stempelkaart vol te krijgen, maar vooral om de interactie aan te gaan met de verschillende werkpakketten over hun samenwerking.”

Vier doelstellingen

Niels Riksen is een onderzoeksleiders van AtheroNeth: “Voor ons programma hadden we vier doelstellingen voor ogen. Namelijk vertellen over belangrijke organisatorische aspecten van het consortium, inhoudelijke informatie van de werkpakketten delen en open discussiëren over zaken als datamanagement, valorisatie, implementatie, disseminatie en talentontwikkeling. En vooral: ontmoeten! We zorgden daarom voor voldoende pauzes en we eindigden met een buffet.”

De kick-off bestond uit een volledig plenaire middag waarbij de consortiumleiders en werkpakketleiders aan het woord kwamen. Riksen: “Voor ons consortium doet het Netherlands Heart Institute het programma-management. Zij waren, naast de vier onderzoeksleiders, nauw betrokken bij de organisatie van de kick-off. Het NLHI is gevestigd in het Holland Heart House, we konden hun ruimtes gebruiken voor onze bijeenkomst. Heel ideaal, want het ligt vlak bij treinstation Utrecht Centraal.”

Roet in het eten

De kick-off van FIT-HEART stond gepland op vrijdag 6 juni. Toen de NS treinstakingen voor die dag aankondigde, was het snel schakelen voor de drie onderzoekersleiders. Thijs Eijsvogels: “We hebben dezelfde dag nog een alternatief plan vastgesteld en naar alle betrokkenen gecommuniceerd. Dit betrof een korte online kick-off van 1 uur, zodat we toch een feestelijke start van het project hebben, met uitzicht op een fysieke bijeenkomst na de zomervakantie. Deze vindt plaats in Congresgebouw de Vereeniging in Utrecht.”

De plannen voor de fysieke bijeenkomst blijven dan ook gewoon staan. Eijsvogels: “Bij ons heeft een kernteam het conceptprogramma bedacht en gedeeld met de werkpakketleiders voor input en feedback. Onze uitdrukkelijke wens voor de dag is om inhoudelijk met elkaar in gesprek te gaan over de FIT-HEART deelonderzoeken. Ook willen we een brede groep betrokken onderzoekers podium geven, om het nationale en interdisciplinaire karakter van het project kracht bij te zetten.”